Cara Membuat Dropdown List Dinamis Pada Microsoft Excel

Cara Membuat Dropdown List Dinamis Pada Microsoft Excel  - Pada artikel sebelumnya kita telah membahas cara membuat dropdown list pada Microsoft Excel.

Pada dasarnya cara tersebut bisa digunakan dalam proses pembuatan dropdown list atau combo box dalam Excel.

Hanya saja jika isi list data tersebut bersifat dinamis cara tersebut tidak dapat dilakukan.

Selengkapnya tentang cara membuat dropdown list statis silahkan pelajari dalam artikel yang telah dibahas sebelumnya.

Dalam artikel ini saya akan membahas tentang cara membuat dropdown list dinamis pada Microsoft Excel.

Cara Membuat Dropdown List Dinamis Dalam Excel

Jika ada tambahan terhadap sumber data dari dropdown list yang dijadikan sebagai sumber utama maka pada dropdown dinamis ini akanikut berubah.

Hal ini berbeda dengan dropdown list statis, list yang ada tidak bisa diubah baik itu ditambahkan atau dikurangi tanpa mengedit Data Validation.

Dropdown list dinamis dibuat jika kita ingin dropdown list ini selalu menyesuaikan dengan sumber list data pada saat ada perubahan.

Untuk membuat dropdown dinamis ini ada langkah yang harus dilakukan yaitu membuat range dinamis dan menghubungkan range dinamis tersebut dengan dropdown list melalui Data Validation.

Cara Membuat Range Dinamis

Range dinamis merupakan sebuah range yang digunakan sebagai sumber data utama untuk list dropdown yang bisa ditambahkan atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan.

Range dinamis ini akan dimanfaatkan sebagai sumber list data utama dropdown dengan kondisi yang bisa selalu update dengan penambahan atau pengrangan data.

Untuk membuat range dinamis ikuti langkah – langkah sebagi berikut :

1. Buat list/daftar dalam sheet Excel

Daftar/list ini merupakan urutan nama yang akan dimunculkan dalam dropdown list.

Dafta ini diusahakan untuk diurutkan berdasarkan abjad supaya mudah pada saat pemilihan dropdown list.

Misalnya saya akan membuat dafta list nama karyawan maka urutannya adalah : Andi, Budi, Jedi, Maman, Rita dan Sari.

Daftar atau list ini dalam sheetnya saya berinama "List", ini penting untuk diingat karena akan dimasukan kedalam rumus.

2. Buat nama range

Pembuatan nama range ini dengan memanfaatkan fitur define name yang sudah disediakan dalam Microsoft Excel.

Caranya adalah pilih/blok area nama list kemudian klik kanan dan pilih Name a Range atau melalui Tab Formulas kemudian klik Define Name. Selanjutnya akan muncul dialog box New Name.

3. Isi dialog box New Name

Setelah muncul dialog box New Name maka selanjutnya isi data tersebut sebagai berikut :  

> Name : pada box ini isikan nama sheetnya. Untuk  contoh saya akan masukan Nama_Karyawan. Nama ini tidak boleh ada spasi, sehingga jika terdiri dari 2 kata harus menggunakan tanda hubung misalnya "_".

> Scope : Untuk box ini pilih Workbook.

> Comment : Ini boleh diisi dan boleh juga untuk dikosongkan.

> Refers to : ada dua pilihan rumus untuk mengisi box ini. Jika ingin headernya dimunculkan maka masukan rumus :

=OFFSET(List!$A$1;0;0;COUNTA(List!$A:$A);1) 

dan jika headernya tidak dimunculkan maka rumusnya menjadi :

=OFFSET(List!$A$1;1;0;COUNTA(List!$A:$A)-1;1)

List dalam rumus diatas adalah nama sheet1 yang telah saya ganti dengan nama "List". Jika Anda menggunakan nama lain maka pada rumus inipun ganti dengan nama tersebut.

Dalam contoh yang saya lakukan menggunakan rumus yang kedua sehingga header dari List tersebut tidak ikut muncul dalam Dropdown.

Untuk setting New Name perhatikan gambar dibawah ini :

Cara Membuat Dropdown List Dinamis Excel